Arbeitsunterbrechungen im Blick dank flic smart button

Titelbild Arbeitsunterbrechungen im Blick dank flic smart button

Vielleicht kennst du das: Du bist höchst konzentriert und vertieft an einer Aufgabe, dann klingelt das Telefon: Ein wichtiger Kunde braucht ganz dringend eine erste Kosteneinschätzung zu einem neuen Projekt. Während ihr euch gemeinsam unterhaltet, streckt dein Kollege Frank den Kopf zum Büro herein und signalisiert, dass er dringend deine Hilfe benötigt bei einem Problem mit Microsoft Web API. Nachdem du dein Gespräch mit dem Kunden beendet hast, begibst du dich an den Arbeitsplatz von Frank und hilfst ihm sein Problem zu lösen. Zurück an deinem Schreibtisch wartet bereits Jenny aus dem Marketing auf dich: Für eine Newsmeldung auf der Firmenwebsite ist noch kurz dein Input gefragt. Während dem Gespräch mit Jenny stösst Leon aus der IT-Abteilung dazu. Er hätte da noch eine kurze Frage zu der Verschiebung von den Bamboo Build Agents von XenCenter auf VMWare…

Multitasking und Arbeitsunterbrechungen gehören heute zu unserem Arbeitsalltag einfach dazu.

Es gibt bei mir aber Tage wo die Unterbrechungen dermassen Überhand nehmen, dass sich mir am Abend die Frage stellt: „Was habe ich heute eigentlich gemacht?“

Dass eine solche anhaltende Situation auf die Dauer ungesund sein könnte ist wohl jedem klar. Allgemein gültige Patentrezepte dagegen scheint es bis heute auch keine zu geben. Meistens sind solche Situationen mit ganz verschiedenen Themen wie zum Beispiel: Firmenkultur, Informationspolitik, Arbeitsorganisation und persönlichem Stressempfinden verbunden.

In den vergangenen Jahren habe ich gelernt, dass es mir hilft, wenn ich mir durch den Tag hinüber festhalte was, wann und wer jeweils zu Unterbrechungen geführt hat. Dies hat für mich verschiedene positive Effekte:

  • Ich sehe Schwarz auf Weiss was ich den ganzen Tag gemacht habe. Dies bekämpft das negative Gefühl von „Ich habe ja heute gar nichts gemacht und nichts erreicht“.
  • Störefriede in Form von Themen, Personen oder Uhrzeiten lassen sich besser erkennen und in ein Muster bringen. Das Erkennen von Muster ermöglicht, dass man proaktiver mit den Unterbrechungen umgehen kann. Zum Beispiel habe ich gemerkt, dass zwischen 10:00 Uhr und 11:30 Uhr besonders viele Unterbrechungen auftreten. Das bedeutet, dass ich meine Tagesplanung entsprechend so justieren kann, dass Arbeiten wo mehr Konzentration erfordern auf andere Uhrzeiten verlegt werden.
  • Wenn ich anschliessend meine Arbeitszeit auf Kundenprojekte buchen muss, kann ich gegenüber dem Kunden fairer rapportieren: Wenn ich unterbrochen worden bin, brauche ich +/- 15 Minuten bis ich beim Wiederaufnehmen von der unterbrochenen Arbeit gedanklich wieder an dem Punkt bin wo ich vorhin gewesen war. Solche Unterbrechungskosten 1:1 auf den Kunden abzuwälzen, wäre aus verschiedener Hinsicht sicherlich nicht korrekt.

Festhalten automatisieren mit Flic

Seit kurzem habe ich eine ganz neue Methode entdeckt um Unterbrechungen ganz einfach und unkompliziert festzuhalten. Möglich gemacht hat dies ein Flic-Button wo ich geschenkt bekommen habe (siehe https://flic.io/).  Flic ist ein kleiner Wireless Button, welcher auf raffinierte Art und Weise die physischen Offline-Interaktionen mit der „Online-Welt“ verbindet. Beispielsweise durch die Integration von Flic mit IFTTT steht eine Vielzahl an Möglichkeiten offen um auf ein Drücken des Flic entsprechend zu reagieren.

Foto eines Flic Buttons
Mein gewähltes Setup ermöglicht mir, dass ich bei einer Unterbrechung ganz unauffällig den kleinen Flic in die Hand nehmen und drücken kann.

Schon zeichnet mir Flic den Zeitpunkt der Unterbrechung auf und schreibt eine neue Note in eines meiner Evernote Notebooks. Durch die Auflistung der Notes innerhalb des Notebooks sehe ich genau zu welcher Uhrzeit ich unterbrochen wurde. Als zusätzlicher Vorteil kann ich mir gleich in der erstellten Note entsprechend Notizen machen zu der Unterbrechung. Dies kann sein: Wer hat mich unterbrochen? Was war das Thema der Unterbrechung? Wie lange hat die Unterbrechung gedauert? Gibt es Folgeaufgaben die aus dieser Unterbrechung resultieren? Usw..

Screenshot von Evernote

Folgendermassen lässt sich dieser Case technisch realisieren:

Setup um mit Flic in Evernote zu schreiben

Flic kommuniziert via Bluetooth mit meinem iPhone. Wird der Flic Button einmal gedrückt, so erhält mein iPhone den Befehl im Hintergrund den IFTTT – Dienst aufzurufen. Auf IFTTT gibt es ein entsprechendes Recipe wo beim Empfangen des Signals von dem iPhone in meinem Evernote in einem vordefinierten Notebook eine neue Note erstellt.

IFTTT Recipe für die Verbindung von Flic mit Evernote

Das ist nur ein Anwendungsfall für Flic - The Wireless Smart Button. Siehst du weitere Anwendungsfälle und Ideen? Gerne nehmen die Köpfe hinter Flic deinen Vorschlag hier entgegen: http://ideas.flic.io/forums/283403-flic-ideas